Leads Property Berikan Tips Dalam Pembentukan Perhimpunan Pemilik dan Penghuni Satuan Rumah Susun (PPPSRS), Apa Saja?

JAKARTA, KabarProperti.id – Pendirian Perhimpunan Pemilik dan Penghuni Satuan Rumah Susun (PPPSRS) adalah langkah penting bagi penghuni sebuah kompleks hunian. PPPSRS berperan penting dalam mengelola dan memelihara lingkungan hunian yang aman, nyaman, dan berkelanjutan.

Pembentukan PPPSRS juga membantu dalam meningkatkan kualitas hidup penghuni dan menciptakan rasa kebersamaan di lingkungan hunian.

Perhimpunan Pemilik dan Penghuni Satuan Rumah Susun adalah badan hukum yang didirikan oleh pemilik dan penghuni satuan rumah susun untuk memelihara dan mengatur kehidupan bersama di lingkungan hunian yang terpadu.

Pembentukan Perhimpunan diatur dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2011 tentang Rumah Susun, yang mewajibkan setiap bangunan rumah susun untuk membentuk Perhimpunan Pemilik dan Penghuni.

Josep Kusuma Wijaya, Director Property Management Services Leads Property saat pemaparan Jakarta Property Market Insight Q3 2024, mengungkapkan ada beberapa issue dan kendala yang dihadapi oleh PPPSRS. Antara lain, keterbukaan dari developer, pembentukan PPPSRS, keterlibatan aktif penghuni, keuangan dan transparansi, juga konflik kepentingan.

Lebih lanjut Josep menjelaskan, dalam pembentukan PPPSRS, ada beberapa persiapan yang harus dilakukan. Pertama, Pemahaman Hak Dan Kewajiban. Pemilik/penghuni properti harus memahami hak dan kewajibannya sebagai anggota PPPSRS, termasuk terkait pengelolaan properti, keuangan, dan kegiatan bersama.

Kedua, Analisis Kondisi Properti. Melakukan inspeksi dan penilaian kondisi properti secara menyeluruh sebelum serah terima pengelolaan untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan perbaikan.

Ketiga, Mencari Kandidat Pengurus. Memberikan pelatihan dan pendampingan bagi calon pengurus PPPSRS agar mereka memiliki kompetensi yang memadai untuk mengelola properti. “Tantangannya cukup tinggi karena banyak yang tidak mau jadi pengurus,” ujar Josep.

BACA JUGA : Apartemen Sewa Masih Diminati Klien Korporat, Ini Alasannya Menurut Leads Property

Sementara cara dan pembentukan PPPSRS ada lima tahap. Pertama, Sosialisasi. PPPSRS harus memberikan informasi awal kepada para pemilik dan penghuni mengenai rencana pembentukan PPPSRS melalui berbagai media.

Kedua, Pembentukan Panmus. Developer atau pihak pengelola harus mengumumkan rencana pembentukan Panmus kepada seluruh pemilik unit melalui surat, email, atau media sosial lainnya.

Ketiga, Pemilihan Pengurus. Panmus membuka pendaftaran calon pengurus dari para pemilik atau penghuni yang memenuhi syarat. Keempat, Pengesahan AD/ART. Developer atau pengelola menyusun AD/ART, struktur organisasi, pengelolaan keuangan, membuat berita acara pemilihan dan lain-lain.

Kelima, Serah terima. Serah terima developer kepada pengurus dalam pembentukan PPPSRS definitif. Dalam memilih konsultan yang diperlukan PPPSRS, Josep memberikan tips-tips antara lain, periksa pengalaman dan keahlian di sektor properti. “Pilih konsultan yang memahami konsep strata dan rumah susun dan memiliki pengalaman khusus dalam pengelolaan rumah susun atau properti serupa. Konsultan juga memiliki tim support yang memadai,” ujar Josep.

Lalu, tinjau reputasi dan portofolio konsultan. “Periksa reputasi konsultan dan tinjau portofolio klien yang pernah ditangani. Pilih konsultan dengan ulasan positif dan proyek-proyek yang relevan, serta mereka yang telah bekerja dengan klien yang mirip dengan PPPSRS,” kata Josep.

Selanjutnya, mempunyai kemampuan bekerja independen. “Konsultan harus mempunyai kemampuan independen dan mampu mengarahkan pengurus, pemilik dan penghuni agar properti dapat beroperasi dengan baik serta menaikan nilai investasi dan pengembangan kedepan,” ungkap Josep.

Selain itu, konsultan harus memiliki keahlian dalam pengelolaan keuangan. Pastikan konsultan memiliki keahlian dalam manajemen keuangan, khususnya dalam pengelolaan anggaran, transparansi, dan akuntabilitas.

Kemudian, mampu berkomunikasi dengan baik. Konsultan yang dipilih harus mampu berkomunikasi dengan stake holder.

Lalu, dapat membuat laporan berkala. “Konsultan manajemen yang baik akan menawarkan penilaian berkala dan laporan transparan mengenai kinerja pengelolaan. Pastikan konsultan menyediakan sistem monitoring dan laporan yang memadai agar PPPSRS bisa melakukan evaluasi secara rutin,” ujar Josep.

BACA JUGA : Pasar Kondominium Masih Lesu, Begini Saran Leads Property

Josep juga menjelaskan enam tahap proses transisi pengelolaan dari developer ke PPPSRS. Pertama, Serah Terima Dokumen. Developer menyerahkan seluruh dokumen terkait properti, termasuk sertifikat, gambar teknis, dan kontrak-kontrak kepada PPPSRS.

Kedua, Transfer Keuangan. Developer mengirimkan laporan yang telah di audit dan mentransfer seluruh dana iuran penghuni sesuai dengan hasil audit kepada rekening bersama PPPSRS.

Ketiga, Pendampingan Kepada Pengurus. Developer memberikan pendampingan kepada pengurus PPPSRS terkait pengelolaan properti dalam masa transisi.

Keempat, Penyerahan Aset dan Fasilitas. Developer menyerahkan berbagai aset dan fasilitas yang termasuk dalam area pengelolaan, seperti peralatan gedung, fasilitas umum, serta sistem pendukung seperti listrik, air, dan keamanan. Semua aset ini harus didokumentasikan dengan jelas.

Kelima, Transfer Pengelolaan Operasional. Dalam tahap ini, developer menyerahkan kendali atas operasi harian, termasuk tanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, kebersihan, dan layanan lainnya yang mendukung kenyamanan penghuni.

Keenam, Penandatanganan BAST. Untuk memastikan keberlanjutan layanan, developer sering memberikan pelatihan dan pendampingan kepada pengurus PPPSRS atau tim manajemen baru yang akan menjalankan pengelolaan.

Mengeni Transparansi Keuangan Josep memaparkan, Transisi Keuangan dari Developer yakni melihat mengenai catatan yang ada di developer dijadikan aset atau tidak. Lalu, Budgeting dan Pengelompokan yakni penggunaan biaya pemilahan budget opex dan capex.

Untuk Pelaporan Keuangan yakni penyusunan laporan dan mempublikasikan laporan keuangan secara berkala. Sementara Pengawasan Dana yakni pengelolaan dana PPPSRS dilakukan melalui budget tahunan dan pengeluaran melalui rekening PPPSRS dengan sistem otorisasi dan persetujuan yang jelas (Level Of Authority).

Kemudian Audit Keuangan yakni secara berkala, PPPSRS melakukan audit keuangan oleh pihak independen untuk memastikan akuntabilitas pengelolaan dana. Terakhir, Keterlibatan Penghuni yakni PPPSRS melibatkan penghuni dalam proses penyusunan anggaran, persetujuan penggunaan dana, pengadaan barang atau jasa dan pengawasan keuangan.

Josep menceritakan studi kasus yakni apartemen mewah di Jakarta Selatan dimana developer berniat untuk segera menyerahkan pengelolaan properti kepada warga dan pemilik properti tidak banyak yang ingin terlibat. “Solusinya yakni konsultan properti mendampingi developer dalam menempatkan PIC untuk menjadi care taker di pengurusan PPPSRS,” ujar Josep.

Sementara studi kasus lainnya yakni apartemen kelas menengahdi Barat Jakarta dimana minat penghuni untuk mencalonkan diri sebagai pengurus dan partisipasi pemilik dan penghuni dalam acara pemilihan pengurus sangat rendah.

“Solusinya yakni konsultan properti berhasil meyakinkan pemilik unit untuk menjadi bagian dari PPPSRS,” ujar Josep.

Lalu, pengelolaan keuangan harusnya dikoordinasi konsultan properti sebagai pihak ahli dan independent, tetapi PPPSRS ingin mengelola dana tersebut sendiri. “Solusinya konsultan properti berhasil meyakinkan PPPSRS untuk membagi kewenangan dimana konsultan properti yang mengawasi biaya operasional sementara pemasukan biaya pemeliharaan dan utilitas dikelola PPPSRS,” jelas Josep Kusuma Wijaya.

Josep mengatakan, sejak tahun 2016, Leads Property memiliki divisi Property Management Services dan sudah puluhan PPPSRS ditangani.